誰でも確認できる新管理システムを導入

朝夕には秋の気配が感じられるようになりました。

皆さま、いかがお過ごしでしょうか。

大分外国人研修センターでは、外国人材の皆さんが安心して入国後講習を受けられるよう、講習内容の充実とともに、業務のシステム化も進めています。今回は、最近テスト運用を始めた新しい管理システムについてご紹介します。

これまでは、「いつ入国するのか」「宿泊施設に空きがあるのか」「いつ企業へ配属されるのか」といった情報を、主に担当スタッフが把握していました。そのため、担当者が不在の場合には、すぐに回答できないこともありました。

そこで、入国日や宿泊先の空き状況、講習スケジュール、配属可能日などを一元管理し、スタッフなら誰でも確認できるシステムを開発しました。これまでExcelなどで個別に管理していた情報を連動させることで、必要な情報をより早く正確に確認できるようになります。

システム化の目的は、業務効率化だけではありません。確認や入力作業の時間を減らすことで、スタッフが外国人材一人ひとりへの相談対応や生活サポートに、より多くの時間を使えるようになります。また、監理団体様や受入企業様への回答もスムーズになり、確認漏れの防止にもつながります。

今後はさらに、授業のタブレット化を進め、「授業→試験→採点」までをワンストップで行える仕組みづくりにも取り組む予定です。

これからも大分外国人研修センターでは、デジタル技術を活用しながら、講師やスタッフが外国人材への指導や対話により集中できる環境づくりを進めてまいります。